Державні архіви є основною ланкою системи архівних установ України. Ці спеціалізовані державні установи організовують формування Національного архівного фонду (НАФ), забезпечують державний облік його документів, зберігають абсолютну більшість його загального обсягу, забезпечують видачу архівної інформації користувачам. Разом з Державним комітетом архівів України вони здійснюють управління архівнию справою і діловодством.
Реалізовуючи ці задачі, Державний архів Харківської області забезпечує збереження, примноження і використання важливої складової частини вітчизняної культурної спадщини і інформаційних ресурсів. Сприяє формуванню національної самосвідомості мешканців Харківщини.
НАФ формується з документів, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, громадян та їх об’єднань.
Джерелами формування НАФ є юридичні та фізичні особи–утворювачі або власники документів.
Метою формування НАФ є збереження архівних документів, що повноцінно репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави.
Державний архів Харківської області проводить постійну роботу з комплектування архіву документами
особового походження, які є історичними джерелами, що доповнюють і збагачують Національний архівний фонд України. Це документи, що являються власністю громадян, і складють їх особисті архіви, до складу яких входять документальні матеріали, що утворилися в результаті життєдіяльності його власника, членів його сім`ї, а також матеріали, зібрані ними, одержані у подарунок або по спадко’ємтсву.
Державний архів Харківської області звертається до всіх громадських діячів, діячів науки, мистецтва, культури з проханням передавати на розгляд Експертно–перевірної комісії свої особисті документи, які приймаються Держаним архівом Харківської області для утворення фондів особового походження. Якщо Ваші документи згідно експертизи їх цінності будуть віднесені до документів Національного архівного фонду України, в архіві буде створений Ваш особовий фонд.
Наприклад, в держархіві зберігаються фонди: народного артиста УРСР П.П. Антонова–Дружиніна, д.т.н., завідуючого кафедрою технології органічних речових Харківського політехнічного інституту В.І. Атрощенко, академіка АН УРСР М.П. Барабашова, краєзнавця О.Л. Сарани, професора Харківського інженерно–будівельного інституту Ю.М. Лейбфрейда, академіка академії медичних наук СРСР Л.Т. Малої та ін.
Приймання справ проводиться за описом поодинично у присутності представника фондоутворювача, а справ з унікальними та особливо цінними документами подокументно і поаркушно, і фіксується відповідним підсумковим записом в опису.
Документи особового походження надходять на постійне зберігання до архіву на підставі договору дарування, заповіту, рішенню суду (у разі визнання документів безгосподарним майном чи майном, що безгосподарно зберігається). У договорі зазначаються особливі умови користування документами, їх відтворення та використання їх інформації. Приймання документів здійснюється після затвердження ЕПК архіву опису первинного розбирання та акта приймання–передавання із зазначенням грошової оцінки документів. Описи первинного розбирання можуть укладатися окремо або як складова частина акта приймання–передавання.
Документи, що не підлягають прийманню до архіву, повертаються власнику за актом, що складається у двох примірниках, один з яких отримує власник.
Повідомляємо також, що документи, які надійшли на державне зберігання в архів, проходять спеціальну научно–технічну обробку і опис, обліковуються і зберігаються в спеціальних коробках у сховищах при певному температурно–вологісно режимі.
Використання документів особистого походження в архіві здійснюється тільки з дозволу власника цих документів або його спадкоємців.
Після проведення виборів народних депутатів (26 березня 2006 р.) до Держархіву надійшло 127 справ від Окружних виборчих комісій територіальних виборчих округів з виборів народних депутатів України; 42 справи – від районних територіальних виборчих комісій по виборах народних депутатів у ради м. Харкова; 17 справ – від Міської територіальної виборчої комісії по виборах депутатів міського голови Люботинської міської ради.
Архивістами ДАХО зібрано та упорядковано 184 справи (з них 7 відеокасет) для колекції документів виборчої кампанії 2006 р. про вибори народних депутатів України, депутатів міських рад та сільських, селищних, міських голів в Харкові та області.
За більш детальною інформацією звертатись по тел. 731-26-43
До уваги власників приватних архівних зібрань!
Державний архів Харківської області, з метою виявлення документів Національного архівного фонду, проводить роботу з пошуку приватних архівних зібрань в межах Харкова та Харківської області, і пропонує їх власникам співпрацю в напрямі визначення документів Національного архівного фонду та взяття їх на облік.
Детальну інформацію з даного питання можна отримати у відділі формування НАФ та діловодства держархіву області за телефоном 731-26-43.
